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Euro e anno 2000?
Il 1° gennaio 1999 ha segnato l'ingresso dell'Euro nel sistema
economico-finanziario italiano ed europeo avviando un radicale
cambiamento di scenario che influirà sulla competitività e
sull'operatività di imprese, istituti finanziari e intermediari.
Riuscire ad adeguarsi con tempestività e saper valutare i costi e
le opportunità connesse all'adozione della moneta unica,
costituisce un importante vantaggio competitivo per le aziende
italiane che si troveranno ad operare nel nuovo mercato unico.
L'Euro e il software gestionale
Il software gestionale ricopre una funzione fondamentale e
strategica per l'adeguamento delle procedure amministrative e
contabili alle normative che regolano l'Euro.
Nella fase transitoria, dal gennaio 1999 al dicembre 2001, ogni
azienda potrà esprimere i prezzi, redigere i bilanci e i documenti
sia in lire che in Euro. Il software gestionale deve essere in grado
di continuare la normale gestione della contabilità e dei documenti
in Lire e, al bisogno, di convertire i valori nei bilanci e nei
documenti in Euro.
Le imprese invece che fin da subito intendono adottare l'Euro
come moneta di conto dovranno avere un software che sia in grado di
gestire la valuta principale diversa dalle Lire. L'utente inoltre
avrà la necessità di confrontare ad esempio i bilanci dell'anno in
corso, redatti in Euro, con gli stessi degli anni precedenti,
espressi in Lire. Quindi il gestionale deve essere predisposto per
poter convertire i valori Euro in Lire.
Arca2000 e la gestione dell'Euro
Artel, attenta alle esigenze del mercato, ha introdotto fin
dall'inizio nel progetto Arca2000 le varie procedure necessarie per
la gestione della multivaluta.
Questo risponde anche alle esigenze di chi, dal primo gennaio
1999, intende adottare la moneta unica per la fase transitoria o per
la gestione definitiva intesa come unica moneta di conto.
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UNA SOLIDA PIATTAFORMA GESTIONALE
Con Arca2000 per SQL Server 7.0 si mettono le basi di un solido e
completo progetto gestionale che garantisce la scalabilità
necessaria per la crescita dell’azienda. Le strutture tecnologiche
permettono infatti di ampliare ed implementare a qualsiasi livello
nuovo procedure gestionali, rispettando i criteri di progettazione e
sicurezza offerti dalla soluzione standard.
UN PROGETTO FACILMENTE ADATTABILE
Una delle tipiche problematiche affidate ad un responsabile dei
sistemi informativi di un’azienda, riguarda la possibilità di
ampliare, modificare, integrare nuove applicazioni con le procedure
gestionali. In tal senso, l’esperienza più che decennale di Artel
nel produrre applicazioni parametriche e ingegnerizzate per
eventuali ampliamenti, rappresenta un solida e comprovata competenza
in materia.
Arca2000 per SQL Server 7.0, può essere infatti adottato anche
da strutture di sviluppo software indipendenti (ISV), per produrre
vere e proprie personalizzazioni o verticalizzazioni, salvaguardando
la solidità e la sicurezza delle componenti standard prodotte da
Artel.
IL RIUTILIZZO DI REGOLE APPLICATIVE RESIDENTI SUL SERVER
L’architettura nativa Client/Server del progetto, permette di
riutilizzare con totale sicurezza le regole applicative gestionali
presenti nel data base server . Questa caratteristica offre
innumerevoli vantaggi per esempio nello sviluppo di
verticalizzazioni si possono richiamare le regole gestionali
presenti nel server gestendo i soli parametri richiesti per
attivarle. Questo consente di ridurre drasticamente i tempi di
sviluppo e di aumentare il livello di sicurezza della logica
applicativa, non essendo necessario replicare le regole sui diversi
client. Risulta quindi semplice realizzare diverse interfaccie
client per i più diffusi ambienti (Windows, Web, Java ecc)..
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Processi aziendali gestiti
Grazie alle sue caratteristiche di integrazione ed alle più
avanzate logiche funzionali orientate al supporto decisionale, Arca2000
per SQL Server 7.0 è in grado di gestire in modo esaustivo le
seguenti aree aziendali amministrazione, controllo di gestione,
approvvigionamenti, commerciale e gestione agenti, magazzino,
pianificazione e rilevazione dei consuntivi di produzione. Tutte le
funzioni aziendali vanno ricondotte ad un unico quadro gestionale
integrato, inteso come strumento orientato al supply chain
management, al customer relationship management e nello stesso tempo
alla business intelligence.
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L'archiviazione documentale integrata
Con Arca2000 è possibile associare un documento cartaceo,
acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle funzioni gestionali.
Da diversi anni si parla di archiviazione elettronica dei documenti e
sono molte le aziende che hanno introdotto tecnologie hardware e software
per convertire l'archivio cartaceo in immagini digitali facili da
ricercare e da distribuire. I vantaggi offerti dal sistema di
archiviazione documentale sono molteplici: il risparmio di tempo nella
ricerca di un documento (in pochi secondi è possibile recuperare
documenti tra svariate migliaia di immagini inserite); la semplicità
di distribuzione dei documenti ad altri utenti; il fattore di sicurezza
e congruenza delle informazioni presenti in archivio.
Con un archivio
digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e
organizzato.
La peculiarità introdotta nel modulo di
archiviazione documentale presente in Arca2000 ancora una volta si
evidenzia con la completa integrazione alle funzioni gestionali. Con
Arca2000, mediante l'uso di periferiche scanner, l'operatore infatti
acquisisce i documenti direttamente dal gestionale. Per esempio al
movimento contabile di registrazione di una fattura fornitore si possono
associare i documenti relativi come la fattura cartacea del forniore, i
solleciti ricevuti, ecc.. Durante il processo di acquisizione dati il
sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie
al successivo ritrovamento del documento stesso. La funzione di
acquisizione da scanner è abilitata nei punti più
strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili,
nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc),
nelle anagrafiche cliente e fornitore.
La procedura è abilitata
automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo Vuoi attivare
l'archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si apre una
finestra, nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo
scanner con relativa archiviazione automatica del documento. In pochi
secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni
gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un
movimento contabile.
Il modulo di archiviazione documentale risulta
molto utile per tutti gli utenti che utilizzano Arca2000. La
possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di
un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo
risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.
L'archivio
documenti di un'azienda è un patrimonio importante e spesso le
informazioni in esso contenute interessano tutte le figure aziendali.
Per questo motivo Arca2000 dispone di un programma specifico per la
consultazione dell'archivio, da fornire agli utenti che non utilizzano,
per la propria attività, il software gestionale. Si immagini il
caso di un funzionario commerciale, che non opera tipicamente con le
procedure gestionali, ma ha la necesità di accedere all'archivio
dei documenti per controllare alcune informazioni relative ai propri
clienti. In questo modo, utilizzando il programma di visualizzazione dei
documenti, l'utente non ha accesso alle informazioni gestionali, ma solo
all'archivio immagini. In questo caso il programma offre una modalità d
i ricerca semplificata ed immediata.
Dal programma di visualizzazione
si possono ricercare tutti i documenti di un cliente per parola chiave
indicando una parte del testo (ad esempio: tutti gli ordini del cliente
Casale) oppure associare con lo scanner altri documenti di natura extra
gestionale (ad esempio un depliant dell'azienda del cliente). Il
modulo di archiviazione documentale dispone inoltre di strumenti quali
l'acquisizione automatica da fax e la gestione dell'archivio immagini su
CD-ROM. Quest'ultimo in particolare, attraverso una funzione specifica,
consente di trasferire l'archivio immagini su CD-ROM in modo da liberare
spazio dal server centrale che contiene le immagini. Il processo di
masterizzazione delle immagini su CD-ROM permette inoltre la
consultazione dei documenti al di fuori del sistema informativo
aziendale, mantenendo la totalità delle funzioni di ricerca dei
documenti.
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Arca2000 e Internet/Intranet
Internet ha condizionato radicalmente il settore dell'information
technology oggi qualsiasi produttore di software progetta soluzioni
in grado di sfruttare le potenzialità offerte dalla rete telematica
Internet. I vantaggi che Internet offre alle aziende sono
innumerevoli e in continua evoluzione. Artel ha colto da subito le
possibilità offerte dalla tecnologia Internet e in questa direzione
ha sviluppato il modulo di gestione ordini da Web integrato con
Arca2000. Il modulo è adatto a tutte le realtà commerciali che
necessitano di ricevere quotidianamente gli ordini dalla rete di
vendita costituita da agenti o direttamente dai propri clienti.
Con questa funzione l'azienda può espandersi e operare con reti
commerciali presenti in diverse aree geografiche (provincie,
regioni, nazioni) senza temere l'impatto sui costi di comunicazione.
La semplicità d'uso del software rende l'applicazione alquanto
intuitiva e adatta per qualsiasi tipo di utente. Per sfruttare la
procedura all'agente/cliente si richiede un normale collegamento
Internet. Selezionando poi l'indirizzo dell'applicazione l'utente
deve identificarsi con login e password. Anche in questo caso è
necessario proteggere le informazioni permettendo l'accesso
esclusivamente agli utenti registrati e in possesso dei diritti di
consultazione. La procedura prevede diversi livelli d protezione per
esempio un agente può consultare le anagrafiche limitatamente ai
propri clienti, mentre il responsabile commerciale potrà verificare
la situazione vendite per tutti gli agenti.
La struttura del modulo si compone di due parti l'applicazione
Web, ospitata presso i server di Artel, e il modulo di Arca2000
installato in azienda. I due componenti interagiscono
automaticamente per pubblicare su Internet i dati aggiornati e
prelevare gli ordini acquisiti dagli agenti.
L'agente/cliente può ricercare gli articoli per codice, per
descrizione, per famiglia, per marca ecc.. Il caricamento
dell'ordine avviene con poche selezioni; al termine è proposto un
riepilogo di quanto inserito. A questo punto si può ancora
intervenire per eventuali modifiche variare le quantità, rimuovere
alcuni articoli, inserire altri articoli, ecc..
Gli ordini raccolti nel server Artel sono successivamente
scaricati dal programma presente in ditta e inseriti automaticamente
nel data base centrale dell'azienda. Prima di procedere alla
conferma degli ordini acquisisti da Internet l'operatore può
controllare, apportare modifiche e infine confermare il tutto per le
successive elaborazioni gestionali.
Il risparmio di tempo, ottenuto con il modulo Web di acquisizione
degli ordini, è particolarmente significativo ed è importante
sottolineare che con tale procedura si evitano i tipici errori di
digitazione con le relative conseguenze in termini di qualità e di
velocità del lavoro. Tutto il sistema opera con dati strutturati e
legati in modo logico sono a questo proposito attivati dei controlli
per escludere inserimenti anomali o non autorizzati.
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FUNZIONI GESTIONALI
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