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Software tentata vendita / interfaccia gestionali per PORTATILI

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Esempio di Progetto meccanizzazione per tentata vendita con lettore codice a barre

Il progetto di seguito esposto, propone la soluzione per la meccanizzazione della ditta xxxxxxxx al fine di migliorare la gestione aziendale nelle operazioni quotidiane amministrative e contabili.

Tutto questo parte dalla consueta gestione aziendale, arricchita con sostanziali funzionalità operative contenute nel Software gestionale ELICA, per spingersi ad ottimizzare tutta la gestione della Tentata Vendita e del Magazzino dall’arrivo della merce alla consegna ai clienti e che termina con le verifiche serali al momento del rientro degli automezzi in sede.

Analizzeremo ora le fasi principali legate alla tentata vendita ed al magazzino, che sono l’argomento principale di questo progetto:

Il codice prodotto è numerico di lunghezza 4 in tal modo si ha la possibilità di gestire 10000 codici da 0000 a 9999. Ogni prodotto ha associato due unita di misura in relazione tra loro attraverso un coefficiente. (Es. Prodotto => 0102 Rosa rossa 80 cm.

Il lotto è numerico di lunghezza 4. I lotti rappresentano gli arrivi di prodotti diversi e quindi attraverso questa codifica è possibile gestire 10000 arrivi di ogni codice prodotto.

La matricola è un numerico di lunghezza 12. La matricola è automaticamente composta dal codice prodotto+lotto+numero unità ulteriore, tale numero identificherà univocamente ogni unità ulteriore di arrivo ed è attraverso questo numero che si può risalire alle informazioni relative alla data di arrivo del prodotto, fornitore e prezzi.

Verranno generati 3 lotti di arrivo del prodotto 0102 con le seguenti matricole:

Il punto principale di tutta la gestione che viene di seguito esposta, è rappresentato da questa fase dove vengono codificati tutti prodotti ,vengono assegnati i relativi lotti e matricole.

L’assegnazione dei lotti dovrà avvenire in automatico assegnando il numero progressivo di lotto ad ogni rigo di bolla inserita.

Come da vostre specifiche, appena l’operatore è a conoscenza delle quantità e dei prodotti in arrivo deve procedere tempestivamente alla codifica ed al caricamento degli stessi per poter poi produrre le stampe delle etichette con il relativo codice a barre, successivamente il responsabile alle vendite provvederà alla definizione ed al caricamento dei prezzi dei prodotti per renderli disponibili per successive elaborazioni.

Dopo aver completato il caricamento del documento di acquisto si potrà procedere con la stampa dell'etichetta e la generazione dei movimenti di magazzino con la relativa assegnazione della matricola per "l’unita di vendita". Terminata questa fase non sarà più possibile modificare il documento di acquisto e nel caso di successive modifiche si dovrà intervenire direttamente nella gestione del magazzino.

L’operazione quotidiana di verifica e definizione dei prezzi di vendita, da parte del responsabile alle Vendite, potrà essere eseguita in due modi diversi: il primo attraverso l’inserimento delle Variazioni Prezzo tramite il Software Gestionale ELICA, il secondo attraverso un opportuno programma da inserire sui microelaboratori portatili, corredati del lettore ottico, che tramite una rapida lettura del prodotto e relativo lotto permettono di inserire rapidamente il nuovo prezzo di vendita; Il nuovo prezzo dovrà poi essere trasferito al Software Gestionale e diventerà’ disponibile per tutti i microelaboratori al momento del carico dei dati.,

Nella stesso momento, dovranno/potranno essere definite le percentuali delle provvigioni che verranno corrisposte alla vendita di particolari prodotti in messi in promozione e qualora questo non sia necessario il programma farà riferimento alle condizioni generali impostate sull’agente; Dopo una opportuna analisi delle fasi operative si potrà decidere se questa operazione sarà conveniente eseguirla sull’computer principale o permetterne la gestione su microelaboratore portatile al momento della definizione del prezzo di vendita.

Il deprezzamento dei prodotti in base alla data e la relativa determinazione delle provvigioni potrà essere gestita anche maniera automatica con delle opportune tabelle da definire per prodotto,

gruppo merceologico, lotto di arrivo al fine di intervenire manualmente solo in casi particolari.

Dopo avere definito i prezzi e stampato le etichette, gli agenti tramite il proprio terminalino corredato di lettore ottico possono procedere alla definizione della merce da caricare sull’automezzo con delle semplici letture sulle etichette dei prodotti; Il terminalino provvederà alla memorizzazione dei codici e delle quantità da trasferire poi sull’applicativo gestionale ELICA per le opportune elaborazioni.

Questa fase risulterà essere sicuramente abbastanza breve rispetto ad ora, in quanto gli agenti o chi per loro devono solo limitarsi a leggere le etichette precedentemente stampate e apposte sulle confezioni dei prodotti; Si può stabilire ad esempio che od ogni lettura corrisponde una quantità unitaria o tramite un tasto funzione inserire la quantità da legare alla lettura del successivo codice a barre; Si può quindi procedere alla stampa del brogliaccio di carico per verificarne l’esattezza e procedere con eventuali correzioni.

Al momento che il carico richiesto risulta essere corretto si può procedere al trasferimento dei dati al Software Gestionale ELICA, il quale procederà alla acquisizione del carico fatta sul microelaboratore portatile, abbinerà ai prodotti i prezzi di vendita definiti precedentemente e provvederà alla preparazione degli archivi da inviare ai microelaboratori portatili;

In questa fase il Software provvederà all’invio ai microelaboratori dei soli prodotti per i quali è stato eseguito il carico, al fine di non inviare al microelaboratore portatile dati inutili per quella giornata di vendita e magari saturarlo con un sovraccarico di dati.

Per la stampa del documento accompagnatorio di trasporto (ex XE) si può decidere a questo punto se farla stampare come ora dal microelaboratore portatile oppure gestirne la stampa dal Computer principale considerato che i dati sono disponibili sullo stesso.

A questo punto i dati elaborati nella fase precedente e necessari per la vendita, vengono trasferiti ai microelaboratori portatili tramite il programma di comunicazione e l’agente è pronto per poter procedere con la fase di vendita.

La fase di vendita procede come di consueto, con il vantaggio che tutti i prodotti sono etichettati e quindi l’agente può ricavare rapidamente notizie sul prodotto attraverso l’etichetta, inoltre può procedere rapidamente alla vendita leggendo i codici prodotto tramite il lettore ottico oltre che alla funzioni normali già in uso sul software di tentata vendita.

Ovviamente il codice prodotto precedentemente definito e quindi acquisito tramite il lettore ottico permetterà lo scarico degli articoli di magazzino senza possibilità di errore, sia del codice prodotto che del lotto della merce in vendita.

Anche in questo caso come per il carico si potrà optare per associare la quantità unitaria ad ogni lettura oppure inserire il valore della quantità dopo l’inserimento del codice.

Al momento del rientro serale dell’agente si potrà procedere alla verifica della merce rimante in vari modi tra cui quello solito di verifica delle situazione giacenze sul microelaboratore portatile oppure si potrà procedere con un opportuno programma a conteggiare tramite sempre il lettore ottico la merce rimanente e confrontarla con la situazione giacenze relativa alla giornata.

Ulteriori stampe e relativi controlli potranno essere sviluppati sull’applicativo gestionali ELICA, come ad esempio la verifica dei prezzi di vendita rispetto a quelli fissati dal responsabile commerciale, oppure eventuali statistiche sulle consegne giornaliere per valutare scostamenti rispetto a periodi precedenti sia per prodotti che per gruppi merceologici.

Statistiche particolareggiate potrebbero essere definite per ogni cliente relativamente alle vendite ed eventualmente trasmesse per essere consultata anche di volta in volta sul cliente.